CXPA Hack – työntekijäkokemuksen ideointia hauskasti ja luovasti legoilla

Keräännyimme kesäkuun alussa Elisalle CXPA Finlandin ensimmäisen Hackin merkeissä. Tapahtuman teemana oli ratkoa Aseman Lapset ry:n arjen haasteita CX-ammattilaisten näkökulmasta eli nyt oli mahdollista tehdä hyvää tärkeän asian eteen. Omassa ryhmässämme ratkoimme työntekijäkokemukseen liittyviä kysymyksiä legojen avulla. 

Tapahtuman aluksi Katja Bäckström Elisasta ja Sirte Pihlaja Shirutesta toivottivat vieraat tervetulleiksi ja kertoivat tapahtuman kulusta. Tämän jälkeen oli vuorossa Aseman Lapset ry:n toiminnan esittely, jossa Christian Wentzel ja Hannamari Marttio kertoivat järjestön toiminnasta. Mieleeni jäi parhaiten  lainaus, joka olisi jokaisen tärkeä muistaa hektisessä nykymaailmassa: ”Jos ei pysähdytä, voi tapahtua tosi isoja asioita. Maailmassa ei saa olla kiire lasten ja nuorten kanssa.”

Esittelyjen jälkeen jakauduimme seitsemään pienryhmään Elisan ja CXPA Finlandin vapaaehtoisten fasilitaattoreiden johdolla. Itse pääsin toimimaan Sirten apufasilitaattorina ja imemään oppia kokeneemmalta asiantuntijalta.

Pienryhmätyöskentely tapahtui seuraavien teemojen ympärillä:

  • Resurssien kasvattaminen
  • Työntekijä/rekrytointikokemuksen parantaminen
  • Asiakaspolun kehittäminen

Jokaisella pienryhmällä oli haasteenaan näihin teemoihin liittyvä tutkimuskysymys, johon ryhmissä lähdettiin miettimään ratkaisuja yhdessä fasilitaattoreiden johdolla. Jokaisessa pienryhmässä oli mukana myös Aseman Lasten asiantuntija. Aikaa pienryhmätyöskentelyyn oli varattu noin puolitoista tuntia. Ryhmille oli jaettu seuraavat haasteet:

  • Ryhmä 1: Miten saataisiin lisää lahjoittajia ja kannatusjäseniä? Fasilitaattoreina toimivat Anssi Grekula Elisasta ja Liisa Säkkinen OP:sta
  • Ryhmä 2: Miten aktivoidaan vanhat vapaaehtoiset toimintaan ja kuinka innostetaan uusia mukaan? Fasilitaattoreina toimivat Esko Kurvinen Elisasta ja Anniina Koivuaho OP:sta
  • Ryhmä 3: Mitä uusia keinoja tunnebisneksessä toimivan asiantuntijaorganisaation johtamiseen voisi tuoda, jotta työntekijät jaksaisivat paremmin? Fasilitaattoreina toimivat Sirte Pihlaja Shirutesta ja Lauri Eskelinen Vismasta
  • Ryhmä 4: Miten uudet työntekijät otetaan vastaan/johdatellaan työhön (perehdytys)? Fasilitaattorina toimi Susanna Immonen Elisasta
  • Ryhmä 5: Miten tavoitetaan Friends-koulutusten kohderyhmiä erityisesti muualla kuin Helsingissä? Fasilitaattorina toimi Reetta Maila Elisasta
  • Ryhmä 6: Mitä pieniä hetkiä/tekemisiä (micro moments) asiakkaan polulle voisi lisätä? Fasilitaattorina toimi Harri Nieminen yrityksestä Kuudes
  • Ryhmä 7: Miten vuorovaikutuksen hetkeä voisi pidentää? Fasilitaattoreina toimivat Ville Raassina ja Laura Hieto Elisasta

 

Hauskaa ja luovaa ideointia legoilla rakentamalla

Pääsin tosiaan itse seuraamaan läheltä, kun Sirte toimi fasilitaattorina ja käytti LEGO® Serious Play® -menetelmää. Harmi vaan, kun en itse päässyt legoilla leikkimään…:) Mutta oli hienoa seurata, kuinka meidän pienryhmämme osallistujat pääsivät alkulämmittelyn jälkeen vauhtiin. Melkein piti rajoittaa ideoiden määrää, joita heille tuli omasta työstään mieleen tai joita he olivat kuulleet hyvistä käytännöistä jostain muualta.

Listasin alle muutamia ideoita ja tärkeäksi koettuja näkemyksiä, joita meidän ryhmämme toi pöytään pelkästään legoilla rakentamalla:

  • Luonto, tehty+aito (järjestettyä)
  • ”Ketutuskäyrän seuraaminen”, fiilismittari
  • Closed loop, työntekijä kaiken keskiössä
  • Palautetta asiakkailta, työntekijäkokemuksen kehittämiseksi
  • Esterata luontoon, haasteiden ratkaiseminen yhdessä tiimeissä
  • Yhteinen työpäivä luonnossa, yhteisen ajan viettäminen
  • Wall of challenges, paradise in the end
  • Leader, clear guidance of the direction – paradise, how to get there
  • Kauempaa näkee selvemmin, johtaminen
  • Eri toimintojen ihmiset kuuntelevat aidosti toisiaan samalla tasolla kaikissa tiimeissä
  • Jaetaan tietoja toisille, onnistumiset & epäonnistumiset
  • Toiminta ei saa olla liian vakavaa, välillä tarvitaan maiseman vaihdos

Työpajassa jokainen rakensi omat ajatuksensa lego-malleiksi. Lopuksi kaikkien ehdotukset yhdistettiin yhdeksi kokonaisuudeksi. Omassa ryhmässämme ehdimme vielä ideoida toiseenkin haasteeseen vastauksia, keskustelimme nimittäin siitä, miten teknologian avulla voitaisiin helpottaa Aseman Lapset ry:n henkilökunnan työn arkea sekä kaventaa kuilua uusien ja vanhojen / teknologiaan myönteisesti ja vähemmän innokkaasti suhtautuvien välillä.

Hackin voittaja oli Aseman Lapset

Pienryhmätyöskentelyn päätteeksi kokoonnuimme aulatilaan, jossa pizzat odottivat nälkäisiä osallistujia. Jokainen ryhmä oli valmistelut esityksen omista tuotoksistaan, ja nämä esiteltiin tapahtuman tuomaristolle. Esitysten jälkeen jatkettiin vielä syömistä, verkostoitumista ja keskusteltiin pienryhmätyöskentelystä ja siitä, miten eri ryhmillä oli mennyt.

Jos joku on aiemmin osallistunut Hackathon-tapahtumiin, niin niissä joukkueet kilpailevat keskenään ja tapahtuman tuomaristo valitsee tapahtuman lopuksi voittajan. Itse en ole osallistunut Hackathoniin, mutta monen paikallaolijan mielestä tunnelma oli poikkeuksellinen. Sen sijaan, että olisimme kilpailleet muita ryhmiä vastaan, teimme kaikki yhdessä töitä yhteisen, merkityksellisen tavoitteen eteen.

Kun tuomaristo esitteli tulokset, huomasi kaikissa osallistujissa hyvän fiiliksen, koska olimme päässeet tekemään hyvää tärkeän asian eteen. Tuomaristo ei lopulta valinnutkaan pelkästään yhtä ryhmää voittajaksi, vaan he poimivat hyviä ideoita jokaisen ryhmän tuotoksesta. Kuten Christian lopuksi totesikin, todellinen voittaja oli Aseman Lapset.

Tapahtuman loppuyhteenvedossa kuulin tapahtuman matkasta tähän hetkeen. Alkuun Aseman Lapset ry:llä oltiin oltu vähän epäileväisiä uudesta toimintatavasta, mutta jokaisen tapaamisen jälkeen oli selvinnyt lisää, ja he olivat iloisia siitä, että olivat lähteneet matkaan mukaan. Mutta parasta oli se, kun Christian kertoi käyneensä pienryhmätyöskentelyn tauolla vetämässä yhtä järjestävän tahon henkilöä hihasta ja todennut liikuttuneena, että ”tämä on ihan mahtavaa!” Jo se kertoi, että olimme onnistuneet ylittämään asiakkaan odotukset, ja tästä jäi itsellenikin tosi hyvän mieli.

 

Kirjoittaja tekee parhaillaan opinnäytetyötään asiakaskokemuksen parissa Vismalla. Hän oli CXPA Finlandin Hackissa Sirte Pihlajan apuna fasilitoimassa työntekijäkokemusten parantamiseen liittyviä haasteita työstänyttä pienryhmää, joka hyödynsi ideoinnissa LEGO® Serious Play® -menetelmää.

 

Haluatko kuulla lisää?

Käy tapahtumasivuillamme tutustumassa CXPA Finlandin Hack -tapahtuman tunnelmiin.